Kita memang sudah tergantung pada teknologi untuk berkoordinasi dan bekerja dalam tim. Kita melakukan pemasaran melalui situs web, berkomunikasi dengan pelanggan melalui media sosial dan e-mail. Bahkan, kalender dan catatan kita pun ada di telepon pintar.
Layar komputer, gadget, dan metode komunikasi yang baru ini tiba-tiba menjadi sangat penting. Namun, tetap ada tata karma dalam berkomunikasi secara digital yang perlu kita perhatikan. The way you communicate can either help or hurt your business.
Ada hal-hal dalam tata krama atau etiket berkomunikasi digital yang berbeda dengan komunikasi biasa karena kita tidak bisa melihat atau mendengar ekspresi respons lawan bicara. Banyak orang yang karena ingin berespons cepat, tidak meluangkan waktu sejenak untuk berpikir sambil menulis. Tanda baca apa yang akan kita gunakan? Kata pembuka apa yang cocok? Apakah kita sudah bisa menggunakan gaya informal atau masih tetap formal? Bagaimana dengan decorum alias penampilan diri kita melalui e-mail. Lay out e-mail akan menunjukkan apakah kita orang yang rapi, teliti, atau ceroboh.
Berkomunikasi dengan video
Memasuki masa menjaga jarak fisik, kita mengira bahwa masalah kontak dapat diselesaikan melalui komunikasi video. Akan tetapi, suasana rapat melalui video ternyata begitu berbeda dengan rapat secara offline.
Suasana terasa lebih tegang karena kita tidak bisa mengobrol santai sebelum rapat. Semua yang hadir di forum akan mendengarkan apa yang kita katakan. Rapat terasa lebih formal. Pandangan yang sebatas wajah juga mungkin membuat beberapa individu tidak nyaman sehingga layar terus-menerus ditutup. Belum lagi komunikasi sering kali terasa lebih satu arah ketika semua peserta lain di video call tersebut menutup, baik video maupun suaranya. Pembicara serasa berbicara hanya kepada dirinya sendiri, tanpa bisa menangkap umpan balik para pendengarnya.
“Be there and be on time”
Dalam video conferencing, disiplin waktu sangat penting. Ada ungkapan early is on time and on time is late. Dengan rapat digital, kita tidak bisa lagi menyalahkan macetnya jalanan sebagai penyebab keterlambatan. Persiapan alat-alat audiovisual, sambungan internet, kamera dan suara, serta penyiapan data dan informasi harus dilakukan sebelum rapat dimulai. Hal yang juga tampaknya sepele, tetapi lumayan penting adalah mematikan notification di perangkat agar tidak mengganggu konsentrasi selama berlangsungnya rapat. Bila dalam rapat offline kita kadang mencuri-curi pandang terhadap telepon di tengah rapat, pada video conference dengan mudah kita bisa teralihkan pekerjaan lain yang kita pikir bisa dikerjakan secara paralel tanpa diketahui oleh lawan bicara. Padahal, justru dalam komunikasi yang sebatas layar kaca seperti ini, lawan bicara sangat mengharapkan umpan balik dari kita sehingga pergeseran arah pandang yang menunjukkan teralihkannya fokus akan sangat terasa oleh mereka.
Pendekatan personal tetap juara
Kita sering merasa bahwa e–mail-e–mail pengumuman dari perusahaan tidak menarik. Akibatnya, pengumuman penting pun sering terlewatkan. Bisa jadi tangan secara otomatis menggerakkan tombol hapus sehingga pesan tidak terbaca. Oleh karena itu, bila mengirimkan pesan, kita harus memastikan kemasan pesan secara langsung, jelas, singkat, padat, tetapi juga personal. Misalnya, dengan menggunakan kalimat panggilan Pak atau Ibu yang mengesankan bahwa kita memang secara khusus berbicara dengannya. Daripada menuliskan dear all di salam pembuka, ada baiknya kita tetap menyapa secara personal nama orang yang dituju untuk juga mendapatkan atensi mereka.
Penggunaan ragam metode komunikasi pun perlu direncanakan dengan tepat. Bila topik yang mau dibahas cukup sensitif dan rentan menimbulkan kesalahpahaman, sebaiknya gunakan media komunikasi yang kita bisa menangkap reaksi balik lawan bicara dengan lebih tepat, seperti video conference. Jangan lupa juga persiapkan data pendukung yang dibutuhkan agar komunikasi selalu diarahkan pada data, fakta, dan solusi agar terhindar dari kesalahpahaman yang tidak perlu. Hasil dari pertemuan sebelumnya juga perlu dipersiapkan sebagai agenda yang perlu ditindaklanjuti dalam pertemuan berikutnya.
Berikan tanggapan
Bayangkan bila kita berbicara kepada seseorang dan orang tersebut yang kita yakin pasti mendengar suara kita tidak memberikan respons apa pun juga. Sepenggal kalimat seperti “terima kasih atas informasinya” pun sudah cukup bilamana kita sebenarnya memang tidak berminat untuk menanggapi lebih lanjut isi e–mail ataupun pesannya. Hal ini menunjukkan bagaimana kita bisa menghargai orang lain yang berkomunikasi dengan kita.
Sebagai pengirim pesan kita perlu memiliki kepekaan untuk “membaca” tanggapan atas pesan yang kita kirimkan dan mengetahui sampai sejauh mana kita bisa “mengejar” untuk mendapatkan tanggapan yang kita harapkan. Prinsip zero inbox sebelum tidur dengan membaca atau menanggapi semua e–mail yang masuk hari itu juga bisa membantu kita membersihkan isi kepala sehingga esok hari bisa dimulai dengan hal baru lagi. Traditional communication design and the digital revolution will certainly blend and integrate, as client’s communications needs rarely involve just one medium. – Katherine McCoy.
Eileen Rachman & Emilia Jakob
EXPERD
CHARACTER BUILDING ASSESSMENT & TRAINING
