“Duh, rapat lagi, rapat lagi!†Keluhan ini kerap digemakan para pekerja kantor. Apalagi bagi mereka yang terbiasa rapat hampir setiap hari. Agar rapat tak monoton, ada beberapa hal yang bisa dilakukan. Berikut ini beberapa di antaranya.
Rapat memang menjelma menjadi media untuk berkumpul menyalurkan pendapat dan ide. Dari sisi positif, rapat bisa menghasilkan keputusan-keputusan yang terbaik bagi perusahaan. Namun, di sisi lain, rapat yang tak produktif akan menyita waktu kerja para pekerja.
Menciptakan rapat yang produktif memang tak mudah. Salah satunya bisa dimulai dengan cara menyiapkan materi atau poin yang akan dibahas. Selain itu, pastikan juga pemimpin rapat mengatur waktu yang dibutuhkan. Pastikanlah rapat tak berlangsung dalam waktu yang terlalu lama. Pasalnya, hal ini akan membuat peserta rapat bosan.
Tak hanya itu, agar rapat tak berjalan dengan membosankan, ada baiknya Anda menyisipkan lelucon segar di awal rapat. Namun, pastikan Anda tak membuat lelucon yang menjadikan teman sebagai bahan lawakan. Sebagai alternatif, Anda bisa memutar video lucu yang berhubungan dengan tema rapat. Hal ini akan membuat peserta rapat lebih semangat untuk berdiskusi.
Camilan
Rapat terasa hambar jika tak ditemani camilan. Pasalnya, camilan bisa membuat suasana rapat tak terkesan kaku. Namun, yang perlu diperhatikan yaitu jenis camilan yang disediakan. Jika rapat dilakukan sesudah jam makan siang, hindarilah camilan yang berat. Beberapa opsi yang bisa dipilih yaitu buah atau permen.
Selain itu, pastikan makanan yang disediakan tak akan membuat repot peserta rapat. Contohnya, jika rapat dilaksanakan bertepatan jam makan siang, pemimpin rapat bisa sekaligus menyediakan piring dan sendok. Namun, agar rapat berjalan tertib, pastikan Anda menggunakan batasan waktu makan.
Rapat yang berlangsung searah memang terasa membosankan. Apalagi jika hal yang dibicarakan merupakan masalah klise. Agar suasana diskusi terasa, ada baiknya pemimpin rapat memberi kesempatan khusus kepada peserta untuk mengemukakan pendapatnya. Bahkan, pemimpin rapat juga bisa berinovasi menyediakan waktu khusus untuk peserta rapat mempresentasikan ide mereka.
Terakhir, jika rapat di kantor terasa membosankan, tak ada salahnya Anda berdiskusi di luar kantor. Misalnya, Anda bisa memilih kafe yang tak terlalu ramai. Acara rapat seperti ini bisa diadakan sebulan sekali dengan tujuan penyegaran dan kekompakan tim. [INO]
noted: agar tak jenuh saat rapat
foto: shutterstock
