Ketika menulis surat bisnis, kita tentu mengharapkan permintaan sebuah aksi atau tindakan dari apa yang diminta dalam surat oleh penerima surat. Penerima surat bisa berupa perorangan maupun perusahaan. Tetapi, untuk tetap menjaga profesionalitas, surat bisnis memiliki berbagai macam aturan agar surat dapat ditanggapi dengan baik oleh pembaca yang dituju, bahkan menghasilkan sebuah kesepakatan yang menguntungkan kedua pihak.
Untuk mengetahui bagaimana menulis surat bisnis yang tepat yang minim dari kesalahan, Kognisi mengadakan kelas webinar Elevate Your Professionalism Through Business Writing dengan Wedha Stratesti Yudha selaku International Marketing: Foreign Rights Specialist Gramedia Book Publisher sebagai pembicara pada hari Senin, 3 Mei 2021 lalu.
Dalam webinar ini, Wedha memberikan berbagai macam aturan dan tips dalam menuliskan surat bisnis yang tepat. Beberapa diantaranya adalah prinsip-prinsip dasar dalam tulisan bisnis, kesalahan umum dalam penulisan surat bisnis, dan tips melakukan koreksi (proofread) yang tepat.
Prinsip dasar menulis surat bisnis
Dalam menulis surat bisnis, tentunya terdapat prinsip-prinsip yang harus dipatuhi. Pertama adalah memutuskan jenis surat yang akan dikirim atau ditulis.
“Kita harus mengetahui dulu jenis dari surat bisnis yang ingin dikirim sesuai dengan tujuannya. Apa kita mau komplain, mau membeli sesuatu atau order, apa memberikan pernyataan, dan lainnya disesuaikan dengan tujuan kita mengirim. Karena akan berbeda-beda format penulisannya namun pada dasarnya aturan penulisannya sama karena sama-sama surat bisnis,” terang Wedha.
Kedua, membuat kerangka singkat. Kerangka surat ini tidak serumit kerangka tulisan dalam mengarang, tetapi setidaknya kita tahu apa saja aspek yang perlu ditulis di dalam surat bisnis.
Ketiga, tata letak penulisan dan sapaan yang tepat. Terkadang saat mengirim surat, kita tidak memerhatikan tata letak tulisan yang mudah dibaca. Begitu selesai, langsung kirim tanpa melihat aspek kenyamanan pembaca dan juga sapaan bagi pembaca surat yang menerimanya.
Keempat, kosakata yang tepat dan sesuai. Dengan menggunakan diksi yang tepat, surat nantinya akan lebih persuasif dan pesan intinya akan mudah tersampaikan.
Kelima, minimalkan kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Penting untuk diingat, surat bisnis merupakan surat yang formal sehingga kesan surat yang dikirim terlihat profesional. Jika tidak profesional, pembaca yang dituju akan kurang percaya dengan surat bisnis kita yang akan berefek tidak adanya kesepakatan atau bahkan surat tidak ditanggapi.
Keenam, format surat yang tepat dan meninjau ulang surat. “Jangan semua surat menggunakan format yang sama. Kalau bisa itu dibuat sesuai tujuan dan siapa penerimanya. Apalagi bila dikirim ke perusahaan yang berbeda-beda. Jangan sampai ternyata surat yang berpola sama dan terjadi kesalahan penulisan nama perusahaan atau nama pembaca yang dituju. Itu akan menjadi fatal dan kurang etis,” kata Wedha.
Perhatikan kosakata, ejaan, tata bahasa, dan tanda baca
Setiap surat bisnis memiliki kosakata yang berbeda, disesuaikan menurut tujuan surat. Contohnya menulis surat komplain, maka siapkanlah informasi dari apa yang ingin dikomplain berupa nama produk, nomor seri, dan bukti pembayaran. Berikanlah cerita lengkap mengenai keadaan dari produk atau jasa apa yang diterima dan bagaimana hal tersebut menjadi masalah untuk kita sebagai pelanggan. Tulis juga solusi yang diinginkan, misalnya ingin produk diganti dengan yang baru atau mengharapkan uang kembali.
“Walaupun keadaan kita marah, kecewa, atau jengkel terhadap produk atau jasa yang kita beli, namun usahakan untuk tidak marah-marah. Jangan mengekspresikan perasaan marah kita dalam surat komplain untuk menjaga profesionalitas. Dengan kosakata yang tepat dan sopan, maka kita akan terlihat dewasa serta berkepala dingin. Benar terdapat masalah dan ini solusi yang kita berikan terhadap mereka,” pesan Wedha.
Ejaan serta tata bahasa dalam surat bisnis juga sangat penting. Perhatikan bahasa Inggris versi mana yang digunakan. Gunakan aplikasi pemeriksaan ejaan bila diperlukan untuk membantu kebenaran ejaan dan tata bahasa. Tanda baca juga memiliki pengaruh yang besar dalam penulisan surat bisnis. Jangan menyingkat dengan menggunakan tanda baca titik atas (‘) karena tidak formal. Dengan menggunakan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang tepat maka akan menjaga citra profesional dalam surat bisnis yang kita tulis.
“Asumsikan orang yang membaca surat kita adalah orang yang sibuk. Usahakan ketika membaca surat yang kita kirim, ia sudah mengerti dalam sekali baca sehingga tidak membuang-buang waktu untuk membaca lagi. Maka dari itu, surat bisnis haruslah singkat, padat, jelas, dan informatif,” tutup Wedha dalam sesi webinarnya.
Kognisi adalah produk turunan Growth Center, yang merupakan platform berbasis edukasi persembahan Kompas Gramedia yang dibangun pada Mei 2019. Kognisi secara periodik mengadakan webinar yang terbuka untuk publik. Informasi lebih lanjut mengenai webinar Kognisi selanjutnya bisa langsung mengunjungi akun Instagram @kognisikg dan situs learning.kompasgramedia.com (khusus karyawan Kompas Gramedia). Selamat belajar, Kogi Friends! Stay safe, healthy, and sane!
Penulis: Jihan Aulia Zahra, Editor: Sulyana Andikko.
