Apa yang Anda bayangkan ketika mendengar kata reimbursement? Mengetik laporan, menempel setruk, dan meminta tanda tangan atasan. Tak perlu serumit itu. Kini, proses reimbursement bisa dilakukan via ponsel.
Bagi sebagian karyawan, membuat laporan reimbursement memang menyebalkan. Bayangkan berapa waktu untuk mengetik semua pengeluaran. Belum lagi ketika setruk, bon, kuitansi, atau nota yang harus dijadikan lampiran hilang.
Bagi perusahaan, reimbursement juga menjadi problem antara lain rentan mark-up atau penggelembungan dana. Survei Jojonomic memaparkan fakta bahwa reimbursement manual bisa merugikan perusahaan Rp 2,1 juta hingga Rp 4,5 juta/karyawan/tahun.
Tindakan penggelembungan dana salah satunya terjadi pada pengeluaran taksi. Karena tak ada kuitansi, sejumlah karyawan menggelembungkan biaya taksi. Ada juga yang menggunakan taksi untuk keperluan destinasi pribadi. Hal lain yang biasa dilakukan, yaitu pengeluaran bensin untuk kendaraan pribadi.
Melihat hal tersebut, Asto dan tim membuat aplikasi reimbursement yang praktis bernama Jojonomic. Untuk menggunakan fitur reimbursement system aplikasi ini, perusahaan harus bekerja sama dengan Jojonomic. Sebagai gambaran, perusahaan yang mendaftarkan 100 karyawan untuk menggunakan aplikasi ini akan dikenakan biaya Rp 50 juta per tahun.
Jojonomic reimbursement system memungkinkan pengguna melakukan proses reimburse via ponsel. Caranya mudah. Kita hanya perlu memotret setiap setruk pengeluaran. Nantinya, aplikasi otomatis membaca angka biaya yang tertera di setruk. Hal ini dimungkinkan berkat penggunaan OCR (optical character recognizition). Setelah itu, proses reimbursement langsung berjalan menuju atasan hingga bagian keuangan. Bahkan, kita bisa langsung tahu status laporan.
Bagaimana dengan pengeluaran yang tak menggunakan setruk? Asto memberi contoh, untuk pengeluaran taksi tanpa setruk, kita cukup memotret argo dengan aplikasi ini. Nantinya, aplikasi otomatis menyimpan angka yang tertera sekaligus lokasi dan waktu.
Asto menjelaskan, dengan menggunakan aplikasi ini, alokasi waktu yang dibutuhkan bagian keuangan untuk mengurusi reimbursement berkurang hingga 70 persen. Kini, bagian keuangan tak perlu memasukan dan mengecek limit reimbursement tiap-tiap karyawan. Mereka sekarang bisa lebih fokus ke kegiatan yang memiliki nilai tambah. Sebut saja, seperti analisis keuangan, kontrol budget, hingga kebijakan pendanaan.
Jojonomic diyakini bisa menjadi solusi reimbursement terbaik untuk karyawan maupun perusahaan. Dari sisi karyawan, mereka bisa dengan mudah membuat laporan via ponsel. Sementara untuk perusahaan, potensi kerugian akibat penggelembungan dana bisa teratasi. [INO]
