Dalam dunia profesional, kita sering kali dihadapkan pada sebuah proyek. Bahkan, jauh sebelum memasuki jenjang profesional, kita kerap menjalankan proyek, entah bersifat pribadi ataupun organisasi.

Contohnya, saat akan menghadapi ujian untuk masuk universitas tertentu, kita akan membuat sebuah rencana sesuai dengan waktu yang ditentukan agar dapat lolos ke universitas yang diinginkan. Kemudian ketika masuk dunia kampus, kita disuguhi berbagai macam acara dari organisasi yang diikuti untuk menjadi penggerak atau panitia dari acara tersebut.

Proyek pribadi, organisasi, ataupun proyek yang dijalankan saat profesional hendaklah memiliki perencanaan yang matang agar eksekusi yang dijalankan dapat berjalan dengan baik. Demi mendukung anak muda lulusan baru maupun profesional muda dalam menjalankan proyek terutama yang digunakan dalam berkarier, Growth Center by Kompas Gramedia bekerja sama dengan Klob mempersembahkan webinar berjudul How to Become an Effective Project Manager pada Jumat, 19 Maret 2021.

Webinar menghadirkan Vice President dari Saratoga Norman Yanuar yang memiliki sertifikat dalam bidang project management. Norman memberikan materi seputar manajemen proyek, tanggung jawab seorang manajer proyek, tips berelasi dengan para pemangku proyek, dan bagaimana merencanakan proyek yang efektif.

Pada awal pembawaan materi, Norman melakukan survei terhadap peserta mengenai pengetahuan mereka tentang manajemen proyek yang telah mereka jalani. Berbagai macam proyek telah dijalankan oleh peserta seperti pembuatan acara kantor ataupun kampus, persiapan proposal, hingga peluncuran aplikasi bank seluler.

Kemudian, Norman memberikan penjelasan mengenai bedanya proyek dengan operasi (bisnis yang dijalankan sebagaimana mestinya).

“Proyek itu sifatnya temporal, unik, dan bertujuan  membentuk suatu perubahan. Sementara itu, operasi itu permanen, mengulang proses yang sama, dan mempertahankan keberlanjutan,” jelas Norman.

Karakter utama dari manajer proyek

Survei yang dilakukan IT Cortex pada 2008 menunjukkan, terdapat beberapa faktor gagalnya proyek dilakukan. Namun, tiga faktor terbesarnya adalah komunikasi yang buruk, kurangnya perencanaan (waktu, sumber daya, dan aktivitas), serta tidak adanya kontrol terhadap kualitas dari proyek.

Kegagalan proyek memang menjadi tanggung jawab setiap orang yang berada dalam proyek. Namun, pemimpin proyek atau manajer proyek merupakan orang yang memiliki tanggung jawab paling besar dari sukses atau gagalnya sebuah proyek.

Untuk menghindari kegagalan proyek, dibutuhkan manajer proyek dengan keterampilan-keterampilan berikut.

Pertama, keterampilan teknik mengenai proyek yang akan dijalani. Sudah menjadi kewajiban bagi pemimpin proyek untuk menguasai pengetahuan-pengetahuan teknik yang bersinggungan dengan proyek.

Kedua, keterampilan persona yang mencakup proaktif, memberikan contoh dalam memimpin tim, berwibawa, tegas, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, dapat memotivasi anggota tim, dan juga diplomatik. Keterampilan persona ini dibutuhkan agar pekerjaan terutama yang berhubungan dengan kerja sama tim dan kebersinanggungan antara pihak satu dengan pihak lain dapat terjalin dengan baik.

Terakhir keterampilan tersendiri untuk manajer proyek yang meliputi kepemilikan atas proyek, mengelola fakta dan data, dan merencanakan serta mengelola proyek secara memadai sesuai dengan praktik manajemen proyek.

Norman mengingatkan bahwa manajer proyek perlu mengelola cakupan proyek, yakni waktu, biaya, dan kualitas.

“Yang perlu diingat, ketika satu hal terhambat, maka lainnya perlu mengompensasi. Secara keseluruhan, kita biasanya hanya mendapat dua hal yang baik. Kalau cepat dan murah, kualitas kurang. Kalau kualitas bagus dan mahal, waktu akan lama, tetapi bila waktu cepat kualitas bagus, harga tidak murah,” tutur Norman.

Menjalankan proyek yang efektif

Terdapat lima komponen penting dari sebuah proyek. Lima komponen ini hampir selalu sama gunanya pada berbagai macam proyek yang berbeda. Sebagai acuan untuk dapat menjalankan sebuah proyek, komponen-komponen ini diterapkan sesuai dengan urutannya.

Pertama, adanya proyek inisiasi. Bukan tanpa sebab, proyek inisiasi diletakkan paling pertama untuk secara jelas mendefinisikan masalah yang akan dipecahkan atau tujuan dan ruang lingkup proyek.

Kedua, perencanaan proyek. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan faktor rencana manajemen proyek pada semua aspek. Namun, banyak orang yang menyamakan proyek inisiasi dan perencanaan proyek.

“Kita sering kali melupakan proyek inisiasi dan langsung membuat perencanaan proyek. Ini akan berakibat ketidaktahuan kita terhadap masalah yang sebenarnya dihadapi. Tanpa adanya identifikasi masalah, sukar bagi komponen-komponen selanjutnya dapat berjalan mulus,” ucapnya.

Ketiga, monitoring dan kontrol. Komponen ini membantu mengidentifikasi masalah sejak dini dan mengelola perubahan yang diperlukan secara efektif.

Keempat, eksekusi proyek yaitu semua rencana yang telah dibuat kemudian diubah menjadi tindakan nyata. Terakhir adalah penutupan proyek yang berfokus pada menangkap pelajaran yang didapat dan memastikan keberlanjutan hasil proyek.

Norman juga memberikan tips untuk dapat menjalin relasi terhadap seluruh pihak yang terlibat di dalam proyek, terutama pemangku kepentingan. Penting bagi manajer proyek untuk menjaga hubungan dengan pemangku kepentingan supaya mendapatkan dukungan untuk proyek dari mereka. Kuncinya adalah identifikasi peran mereka, pahami keinginan mereka dan cara mereka bekerja, serta libatkan mereka dalam berbagai macam kegiatan.

“Penting bagi kita untuk punya pola pikir yang bertumbuh dan terus belajar untuk meningkatkan kualitas diri. Ujung-ujungnya, nanti kita akan melakukan suatu proyek. Dari pemaparan saya hari ini, semoga dapat diaplikasikan pada proyek dan kehidupan sehari-hari. Sehingga nantinya kita dapat berkembang menjadi lebih baik. Investasi terbaik adalah investasi ke pada diri kita sendiri,” tutup Norman.

Kognisi adalah produk turunan Growth Center, yang merupakan platform berbasis edukasi persembahan Kompas Gramedia yang dibangun pada Mei 2019. Kognisi secara periodik mengadakan webinar yang terbuka untuk publik. Informasi lebih lanjut mengenai webinar Kognisi selanjutnya bisa langsung mengunjungi akun Instagram @kognisikg dan situs learning.kompasgramedia.com (khusus karyawan Kompas Gramedia). Selamat belajar, Kogi Friends! Stay safe, healthy, and sane!

Penulis: Jihan Aulia Zahra, Editor: Sulyana Andikko.