Riset State of Remote Report 2019 melaporkan beberapa tantangan umum yang dialami pekerja jarak jauh. Salah satunya, hambatan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi karena berjarak dengan tim. Selain itu, kita perlu disiplin lebih untuk menjaga produktivitas.
Sejumlah aplikasi ini bakal membantu mengoptimalkan produktivitas dan memudahkan koordinasi antartim.
1. Untuk komunikasi: Zoom
Zoom menyediakan fitur untuk telepon, rapat dengan video sampai dengan 100 partisipan, webinar, pengiriman pesan, dan berbagi file ketika melakukan video call. Dengan Zoom, penyelenggara atau host konferensi video juga bisa punya kendali lebih, misalnya untuk mute partisipan agar hanya yang berkepentingan dulu yang menyampaikan pendapatnya.
Zoom juga menampilkan kualitas jaringan internet setiap pengguna. Ada versi gratis Zoom yang bisa langsung digunakan. Ada pula versi berbayar. Jika butuh melakukan rapat dengan durasi di atas 40 menit, kita harus menggunakan versi berbayar.
2. Untuk mencatat daftar pekerjaan: Evernote
Butuh sekretaris pribadi untuk mencatat agenda atau apa saja yang perlu dilakukan? Evernote adalah pencatat hebat yang memudahkan Anda membuat daftar pekerjaan, mencatat ide, menyimpan foto, merekam suara, dan mengamankan ide-ide Anda dalam bentuk beragam sebelum Anda lupa.
Yang lebih menyenangkan, semua catatan ini terorganisasi dan dapat dicari dengan mudah. Evernote juga bisa disinkronisasi dengan bermacam perangkat. Versi basic-nya tersedia gratis untuk platform iOS, Android, dan Windows. Namun, Anda butuh membayar jika ingin versi premium.
3. Untuk pengelolaan pekerjaan: Remember the Milk
Jika ingin mengatur semua agenda dan pekerjaan dengan rapi, Anda bisa memakai Remember the Milk. Di aplikasi manajemen pekerjaan ini, Anda bisa mencatat pekerjaan, menandai yang sudah selesai, menentukan mana yang menjadi prioritas, dan mengeset pengingat.
Aplikasi ini bisa disinkronkan lintas perangkat dengan Gmail dan Evernote. Remember the Milk menyediakan versi gratis dan berbayar. Dengan ini semuanya memudahkan Anda saat bekerja jarak jauh.
4. Untuk memantau produktivitas: Toggl
Aplikasi ini berguna untuk memantau berapa lama waktu yang kita butuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Bagi pekerja lepas, perangkat lunak ini sejak awal didesain untuk memastikan pekerjaan diselesaikan tepat waktu.
Fitur utamanya, time tracking. Aplikasi ini membantu kita mengecek nilai ekonomi yang dihasilkan dari waktu yang kita perlukan untuk menuntaskan sebuah proyek. Produktivitas juga terukur karena Toggl menyediakan laporan seberapa produktifnya kita.
Jika kita bukan pekerja lepas, Toggl tetap akan membantu memantau produktivitas dengan menandai pekerjaan yang kita selesaikan lebih lama dari waktu yang semestinya. Ini juga akan berguna untuk perencanaan proyek.
5. Untuk menjauhkan distraksi: RescueTime
RescueTime adalah aplikasi berguna yang bisa mencatat produktivitas dan mengeblok situs yang membuat kita terdistraksi. Aplikasi ini membatasi akses kita ke situs yang bisa mendistraksi, sekaligus memonitor berapa lama kita menggunakan berbagai aplikasi dan situs web.
RescueTime juga memberikan laporan yang menampilkan waktu yang kita gunakan di aplikasi atau situs untuk produktivitas, jejaring sosial, situs belanja daring, dan sebagainya. Karena kategori situs “produktif” dan “tidak produktif” berbeda-beda bagi setiap orang, kita bisa membuat klasifikasi sendiri. Aplikasi ini tersedia dalam versi gratis dan berbayar.
6. Untuk berbagi dan mengedit file: Google Drive
Fitur untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit file menjadikan Google Drive “ruang kerja” yang cukup ideal untuk para pekerja yang butuh berkolaborasi dalam mengerjakan proyek desain atau tertulis. Google Drive memungkinkan anggota tim bekerja bersama pada sebuah dokumen secara real-time.
Bagi kebanyakan orang, versi gratis Google Drive sudah sangat memadai. Jika butuh ruang penyimpanan lebih dari 15 giga, Anda bisa upgrade ke versi penyimpanan yang lebih besar.
7. Untuk mencatat pengeluaran bisnis: Expensify
Kerap mengalami kerepotan mencatat pengeluaran untuk bisnis? Expensify akan membantu merekam, memindai nota, dan mengirim permintaan untuk penggantian biaya (reimburse). Program ini juga membantu melacak pengeluaran dan menyinkronkan kartu kredit dengan sistem pencatatan keuangan.
Expensify dapat diunduh gratis untuk versi individual dan menawarkan versi berbayar untuk kebutuhan tim dan korporasi. Inilah aplikasi berguna untuk bekerja jarak jauh terutama dalam hal keuangan.
8. Untuk konsentrasi: White Noise Lite
Apabila kita sulit berkonsentrasi tanpa suara, sementara lagu justru menjadi distraksi, latar white noise atau bunyi-bunyian yang membuat relaks bisa digunakan. Aplikasi White Noise Lite memfasilitasi ini. Di dalamnya kita bisa memilih beragam latar suara seperti suara hujan atau instrumen jazz.
Versi premiumnya yang berbayar, White Noise Pro, menawarkan lebih banyak jenis white noise. Anda juga bisa menemukan kompilasi white noise di banyak album di Spotify. Suara hujan, ombak, bunyi-bunyian di hutan, dan lain-lain.
